Аймгийн Засаг даргын Тамгын газрын архив, албан хэрэг хөтлөлтийн журам
Аймгийн Засаг даргын Тамгын газрын даргын
2015 оны ... дугаар сарын .... –ны өдрийн ...
дугаар тушаалын 1 дүгээр хавсралт
АЙМГИЙН ЗАСАГ ДАРГЫН ТАМГЫН ГАЗРЫН
АРХИВ, АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ЖУРАМ
Аймгийн Засаг даргын Тамгын газрын үйл ажиллагаанд үүсч хөтлөгдөж буй албан баримт бичгийн эмх цэгц, зохион байгуулалт, бүрдэл, хадгалалт, ашиглалтыг сайжруулах, хяналт тавихад энэхүү журмын зорилго оршино.
Аймгийн Засаг даргын Тамгын газар нь бичиг баримт хүлээж авах, хүргүүлэх, боловсруулах, баримт бичгийн эх зохиох, хэвлэмэл хуудсанд бичих, хянах,шийдвэрлэх, баталгаажуулах, ангилан төрөлжүүлэх, хэрэгжүүлэх, биелэлтийг мэдээлэх, дүгнэх, тайлан мэдээ гаргах, хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх, мэдээлэл лавлагаанд ашиглах, харилцааг зохицуулахад энэхүү журмыг баримтална.
Нэг.Баримт бичиг хүлээн авах, шийдвэрлэх, хяналт тавих, хадгалах
1.1.Байгууллагад ирсэн баримт бичгийг хүлээн авч зөв хаягласан, бүрдэл бүрэн эсэхийг шалгаж ирсэн баримт бичгийн бүртгэлд бүртгэнэ.Бүртгэсэн баримт бичгийн эхний хуудасны арын зүүн доод өнцөгт бүртгэлийн дардасыг дарж Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврын дагуу тэмдэглэл хийнэ.
1.2. Архив, бичиг хэргийн эрхлэгч нь ирсэн, явсан бичиг, өргөдлийг цахимаар болон бүртгэлийн дэвтэрт бүртгэж, хариутай бичиг, өргөдөлд бүртгэл хяналтын картыг хөтлөн хавсаргаж удирдлагад танилцуулан удирдлагын заалтын дагуу холбогдох хэлтэс, тасаг, нэгжийн бичиг хэрэг хариуцсан ажилтанд шилжүүлнэ.
1.3.”Нууц” , “Гарт нь” гэсэн бичгийг дугтуй дээрх хаягаар бүртгэж холбогдох ажилтанд өгч гарын үсэг зуруулна.
1.4.Өргөдөл, ирсэн бичгийг хүлээн авсан хэлтэс, тасаг, албадын удирдлага, холбогдох ажил хариуцсан мэргэжилтэн хэрэгжүүлэх ажлыг зохион байгуулна.
1.5. Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг шийдвэрлэснээс хойш ажлын нэг өдөрт багтаан бичиг хэргийн эрхлэгчид хүлээлгэн өгнө.
1.6.Явуулах албан бичгийг гарын үсэг зурсан буюу батлагдсан өдөрт нь багтаан явсан бичгийн бүртгэлд бүртгэнэ.Явуулах баримт бичгийг 2 хувь үйлдэнэ.
1.7.Явуулах албан бичигт Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврын дагуу огноо, бүртгэлийн дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд бичнэ.
1.8.Бүртгэлийн дугаар авч бүртгэгдсэн явах баримт бичгийн 1 хувийг зохих хаягаар нь тухайн өдрийн ажлын цагт багтаан шуудангаар илгээнэ.Шуурхай дамжуулах шаардлагатай баримт бичгийг факсаар болон цахим шуудангаар явуулж болох ба цаасан хувийг давхар шуудангаар илгээнэ. Баримт бичгийн үлдэх хувийг бичиг хэргийн эрхлэгч хавсралтын хамт ХХНЖ-ын дагуу холбогдох хавтаст хэрэгт хадгална.
1.9.Шуудангаар илгээх бүрдэл бүрэн болсон баримт бичгийг дугтуйнд хийж явуулах газрын нэр хаяг, индексийг зөв бичиж хаяглана.
1.10.Шуудангаар илгээх баримт бичгийн жагсаалтыг 2 хувь үйлдэн бичиг хүргэгчид хүлээлгэн өгнө.Бичиг хүргэгч баримт бичгийг Шуудан холбооны газарт хүлээлгэн өгч жагсаалтад гарын үсэг зуруулан 1 хувийг бичиг хэргийн эрхлэгчид хянуулан буцаан өгнө.
1.11.Бичиг хүргэгч биечлэн хүргэх баримт бичгийг Баримт бичиг хүлээлцэх дэвтэрт бичиж, тухайн байгууллагын бичиг хэргийн ажилтанд хүлээлгэн өгч гарын үсэг зуруулна.
1.12.Хэвлэмэл хуудсыг стандартын дагуу хэвлүүлж хүлээн авч, тусгай дугаарлагчаар дугаарлана.Бүртгэлийн дугаарыг хэвлэмэл хуудасны нүүрэн талын баруун доод өнцөгт тавина.
1.13.Хэвлэмэл хуудасны хадгалалт, ашиглалт, зарцуулалтад бичиг хэргийн эрхлэгч хяналт тавина.
1.14.Аймгийн Засаг даргын Тамгын газрын хэлтсийн тэмдгийг бичиг хэргийн эрхлэгч хариуцна.Тэмдгийг бусдад шилжүүлэх, ажлын байрнаас гадагш авч гарахыг хориглоно.
1.15.Аймгийн Засаг даргын Тамгын газарт ирсэн бичгийг бичиг хэргийн эрхлэгч хадгална. Хоёр.Бичиг хэргийн эрхлэгчийн үүрэг
2.1.Ирсэн, явсан бичиг, өргөдөл гомдлыг цахим программ болон бүртгэлийн дэвтэрт бүртгэж, шийдвэрлэлтийн талаарх тэмдэглэлийг хөтлөн шийдвэрлэлтэд хяналт тавина.
2.2.Хариутай бичиг болон бичгээр ирсэн өргөдөл гомдлын шийдвэрлэлтийн талаарх тайлан мэдээг улирал тутам гаргаж мэдээлнэ.
2.3.Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврын дагуу баримт бичгийн бүртгэл, бүрдэл, шийдвэрлэлт, ашиглалт, хадгалалтын ажлыг хариуцан гүйцэтгэнэ.
Гурав.Хэлтсүүдийн бичиг хэрэг хариуцсан ажилтны үүрэг:
3.1.Ирсэн бичиг, өргөдөл гомдлын бүртгэлийн дэвтэртэй байна.
3.2.Тухайн хэлтэст ирсэн баримт бичгийг бичиг хэргийн эрхлэгчээс хүлээн авч хэлтсийн бичиг бүртгэх дэвтэрт бүртгэн хэлтэс тасгийн даргад танилцуулан холбогдох ажилтанд шилжүүлэн гарын үсэг зуруулна.
3.3.Хариутай бичиг болон өргөдөл гомдлын шийдвэрлэлтэд бүртгэлээр хяналт тавьж хугацаанд нь шийдвэрлүүлэн бүртгэл хяналтын картын “хэзээ, хэрхэн шийдвэрлэсэн” гэсэн хүснэгтэд шийдвэрлэлтийн талаарх тэмдэглэлийг хөтөлж, бичиг хэргийн эрхлэгчид буцаан өгнө.
3.4.Баримт бичгийг боловсруулсан удирдлага, мэргэжилтнүүд утга агуулга, хэл найруулга, үг үгсийн алдаагүй боловсруулан холбогдох удирдлагад хянуулан дотоод сүлжээнд тавина.
Дөрөв.Архивын талаар:
4.1. Ажилтнууд нь холбогдох журам, зааврын дагуу өмнөх оны баримтыг эмхлэн цэгцэлж ХХНЖ-ын дагуу данс бүртгэл үйлдэн 1 дүгээр улиралд багтаан байгууллагын Архивт хүлээлгэн өгнө.
4.2.Аймгийн ЗДТГ-ын даргын тушаалаар байгуулагдсан ББНШК нь хэлтэс, ажилтнуудаас хүлээн авсан баримтын байнга, түр хадгалах болон устгах хэргийг ялгах, сонгох ажлыг жил бүр зохион байгуулна.Хадгалах хугацаанд өөрчлөлт оруулах, түүнчлэн жагсаалтанд ороогүй баримтын хадгалах хугацааны талаар санал боловсруулж Төрийн архивын дэргэдэх ББНШАЗК-ын хурлаар хэлэлцүүлнэ.
4.3.Аймгийн ЗДТГ-ын архивт хадгалах хугацаа дууссан байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийг Төрийн архивт данс бүртгэлээр шилжүүлэх ажлыг хийж гүйцэтгэнэ.
4.4.Байгууллагын удирдлага, ажилтан, бичиг хэргийн эрхлэгч нь байгууллагын архивын ажлын үндсэн зааврыг мөрдөн ажиллана.
4.5.Архивын лавлагааг байгууллага, иргэд, ажилтнуудын хүсэлтийн дагуу мэдээллийг хуулбар болон хэсэгчилсэн хуулбар хэлбэрээр олгоно.
Тав.Хариуцлагын талаар:
5.1.Энэхүү журмаар хүлээсэн үүргээ биелүүлээгүй тохиолдолд холбогдох хууль тогтоомж, шийдвэрийн дагуу хэлтэс, тасаг, нэгжийн удирдлага болон ажилтнуудад Аймгийн Засаг даргын Тамгын газрын даргын шийдвэрээр хариуцлага тооцно.
-ОоО-
.jpg)
